Wie schon erläutert, sollte der Absender aus dem Namen der Firma bestehen. Dennoch müssen Sie natürlich einen Personennamen beim Einrichten der Adresse in das Absenderfeld eintragen. Das Programm gibt Ihnen dann die Möglichkeit festzulegen, welche Bezeichnung als Absender für den Empfänger sichtbar sein soll.
Ein Beispiel für die Hammaburger Industrie – die Industrieinformationen des Pressebüros Hammaburger Texte: Absender Personenname: he.ke@hammaburger-Industrie.de. Angezeigt wird beim Empfänger jedoch Hammaburger-Industrie.
Excurse: Viele Journalisten erleichtern sich bei extrem hohen Mailaufkommen die Arbeit, indem sie sehr viele Unterordner in ihrem Mailprogramm anlegen. So landen nicht 400 Mails im Posteingang, sondern verden beim Abrufen vom Server, automatisch in Themenunterordner, Firmenunterordner, Regionenunterordner etc. verschoben. Der Journalist braucht somit nur noch in den Unterordner zu gehen, und ihm stehen alle dazugehörigen Mails zur Verfügung.
Damit eine Mail in einen Unterordner verschoben wird, muss man das Mailprogramm mit einer ganzen Reihe von Klicks konfigurieren. Nur dann funktioniert es. Jetzt kommt es aber vor, dass in der Presseabteilung eines Unternehmens, mehrere Mitarbeiter arbeiten und Pressemitteilungen versenden. Sie alle haben nun mit ihrem eigenen Namen eine Mailadresse eingerichtet. Wenn der Journalist also von dieser Firma Pressemitteilungen erhält, muss er sein Mailprogramm für jeden einzelnen Absender so konfigurieren, dass alle Mails in ein und den selben Ordner verschoben werden. Viel Arbeit und fatal, wenn ihm hier ein Absender entgeht.
Setzen Sie für die gesamte Pressearbeit nur einen Absender ein, unter dem alle Ihre Pressemitteilungen versandt werden. Das kann am besten ein fiktiver Name sein, da Mitarbeiter in Presseabteilungen oft wechseln, oder es ist der Name eines speziellen Mitarbeiters. Egal, da der Empfänger diesen Namen eh nicht sieht, da ja Ihr Firmenname im Absender erscheinen soll. Innerhalb der Pressemitteilung können und sollen Sie gern mit Ihrem Realnamen, also mit dem Namen der Person unterschreiben, die die Mitteilung absandte.
Wenn es nicht so gehandhabt wird, kann es sogar geschehen, dass Ihre Mail vom Journalisten gar nicht wahrgenommen wird. In Redaktionen beispielsweise ist es häufig so, dass die Journalisten im Mailprogramm ausschließlich ihren Unterordner auf haben und somit in den normalen Posteingang gar nicht hineinschauen. Dies machen Assistenten, die über die einzelnen Zugehörigkeiten Absender / Redakteur oft nicht auf dem laufenden sind. Denn bei vielleicht 20 Redakteuren und 300 Absendern kann ein Assistent diese Übersicht nicht haben. Deshalb kann es durchaus sein, dass hier Mails verloren gehen.